Installer un standard téléphonique : le guide en 6 étapes

Pendant longtemps, installer un standard téléphonique voulait dire faire venir un technicien, poser un boîtier dans un placard et tirer des câbles jusqu'à chaque bureau. Aujourd'hui, un standard s'installe le plus souvent en ligne, en quelques jours, et sans travaux. Voici les questions à se poser avant de commencer, les 6 étapes de l'installation, les délais et ce que cela coûte.

Standard classique ou standard virtuel : ce qui change pour l'installation

Il existe deux familles de standards, et elles ne s'installent pas du tout de la même façon.

• Le standard classique, ou IPBX, est un boîtier installé dans vos locaux. Il faut le poser, le câbler, le programmer, puis l'entretenir. C'est un chantier, avec un technicien sur place.
• Le standard virtuel fonctionne en ligne. Il n'y a rien à poser chez vous : il suffit d'une connexion internet. Vos appels arrivent sur l'ordinateur, le smartphone ou un poste de bureau, où que vous soyez.

Pour une TPE ou une PME, le standard virtuel est devenu la solution la plus simple. C'est celle que décrit ce guide. Pour comprendre comment fonctionne la téléphonie par internet, lisez aussi notre article sur la téléphonie VoIP en entreprise.

Avant de commencer : 4 questions à se poser

• Combien de personnes répondent au téléphone ? C'est le nombre de licences dont vous aurez besoin.
• Faut-il garder votre numéro actuel ? Si vos clients le connaissent, la réponse est souvent oui.
• Avec quoi allez-vous téléphoner ? Ordinateur, smartphone, poste de bureau, ou un peu des trois selon les personnes.
• Comment accueillir les appels ? Qui sonne en premier, que se passe-t-il quand personne ne décroche, à quelles heures vous êtes ouverts, et quel message entend l'appelant.

Prenez dix minutes pour noter vos réponses : le reste de l'installation en découle.

Installer un standard téléphonique en 6 étapes

1. Choisir le nombre de licences

Une licence par personne qui passe ou reçoit des appels. Chez ITD, une seule personne a une ligne pro ; dès deux personnes, les fonctions du standard s'ajoutent sans supplément : groupe d'appel, transfert d'appel et message d'accueil.

2. Choisir un nouveau numéro, ou garder le vôtre

Deux possibilités :

• Un nouveau numéro, que vous choisissez dans une liste, avec l'indicatif de votre région.
• Votre numéro actuel, transféré depuis votre opérateur. C'est la portabilité. Il vous faut pour cela le RIO de chaque numéro : composez le 3179 depuis la ligne à conserver, il vous est dicté puis envoyé par SMS.

3. Choisir vos appareils

Avec un standard virtuel, chaque personne peut téléphoner depuis plusieurs appareils, avec le même numéro.

• L'ordinateur et le smartphone : un logiciel et une application, inclus dans chaque licence ITD.
• Un poste de bureau, pour ceux qui préfèrent un vrai combiné. Il est livré déjà configuré, prêt à brancher.
• Vos postes actuels, s'ils sont compatibles : nous les vérifions et les reconfigurons. La liste figure sur la page postes compatibles.

4. Décider de l'accueil des appels

C'est l'étape qui fait la différence pour vos clients. Décidez :

• qui sonne : tout le monde en même temps (groupe d'appel), ou une personne d'abord ;
• ce qui se passe quand personne ne répond : un renvoi vers un mobile, ou la messagerie ;
• vos horaires d'ouverture, et le message entendu en dehors ;
• le texte de votre message d'accueil. Pour vous aider à l'écrire, voici 15 exemples de messages répondeur à copier.

Chez ITD, vous écrivez le texte de votre message dans le configurateur, et une voix professionnelle l'enregistre. Si vous voulez orienter les appelants (« tapez 1, tapez 2 »), le serveur vocal se choisit en option.

5. Brancher et tester

Une fois les lignes ouvertes, installez l'application sur votre smartphone et le logiciel sur votre ordinateur, et branchez les postes s'il y en a. Puis faites trois essais avant d'annoncer quoi que ce soit à vos clients :

• un appel entrant, pour vérifier qui sonne ;
• un transfert vers un collègue ;
• un appel en dehors des horaires, pour entendre le message de fermeture.

6. Faire basculer votre numéro

Si vous gardez votre numéro, la portabilité le fait passer d'un opérateur à l'autre. Ne résiliez pas votre ancienne ligne vous-même : la portabilité met fin à l'ancien contrat pour ce numéro. Si vous résiliez avant, le numéro peut être perdu.

Combien de temps faut-il ?

Chez ITD, voici les délais une fois votre commande validée :

• Vos lignes sont ouvertes sous 24 heures. Un numéro temporaire vous est attribué, pour téléphoner dès le premier jour.
• 4 jours d'essai suivent l'ouverture : rien n'est facturé avant le 5^e jour.
• Les postes de bureau partent à la fin de l'essai, déjà paramétrés, et arrivent sous 3 à 5 jours ouvrés.
• La portabilité est lancée à la fin de l'essai, et suit le calendrier de votre ancien opérateur.

Si vous voulez votre numéro actuel et vos postes tout de suite, vous pouvez choisir un démarrage immédiat, sans essai.

Combien coûte un standard téléphonique ?

Avec un standard classique, on paie le boîtier, son installation sur place, les postes, puis la maintenance, en plus des communications. C'est un investissement de départ, qu'il faudra renouveler un jour.

Avec un standard virtuel, on paie un abonnement mensuel par personne. Pas de boîtier, et l'ordinateur et le smartphone servent de téléphone.

Chez ITD, l'offre démarre à 25 € HT par mois pour une personne seule. Concrètement :

• les appels sont illimités vers 110 destinations, fixes et mobiles de France métropolitaine compris ;
• l'engagement est de 12 mois, ou vous restez libre de partir à tout moment pour 3 € de plus par licence et par mois ;
• des frais de mise en service sont facturés une seule fois par ligne, après l'essai ;
• les postes de bureau sont en option, si vous en voulez.

Le prix se calcule à chaque choix sur la page Ligne pro et standard.

Les erreurs à éviter

• Résilier l'ancienne ligne avant la portabilité. C'est l'erreur la plus coûteuse : le numéro peut être perdu.
• Un serveur vocal avec trop de choix. Au-delà de trois ou quatre touches, l'appelant se perd ou raccroche.
• Aucune règle pour les absences. Prévoyez ce qui se passe quand personne ne décroche, sinon l'appel sonne dans le vide.
• Un message d'accueil oublié. Pensez à le changer pour les congés, et à remettre le message habituel au retour.

Questions fréquentes

Faut-il un technicien pour installer un standard téléphonique ?

Pas avec un standard virtuel : nous ouvrons les lignes et configurons les postes, vous n'avez qu'à les brancher. Si vous préférez une installation sur place, ou une formation de vos équipes, nous proposons aussi des prestations de mise en service.

Peut-on garder ses anciens postes ?

Oui, s'ils sont compatibles. Nous les vérifions puis les reconfigurons pour votre nouveau standard. Consultez la liste des postes compatibles.

Que se passe-t-il en cas de coupure internet ?

Vos appels ne sont pas perdus. Le standard fonctionne en ligne, chez l'opérateur, et non dans vos locaux : vous pouvez programmer un renvoi quand vous êtes injoignable, par exemple vers un mobile. L'application du smartphone, elle, continue de fonctionner sur le réseau mobile.

Combien de temps pour garder son numéro ?

La portabilité est lancée à la fin de l'essai de 4 jours, et suit ensuite le calendrier de votre ancien opérateur. En attendant, un numéro temporaire vous permet de téléphoner, et votre ancienne ligne continue de fonctionner.