Message répondeur professionnel : 15 exemples à copier pour votre standard

Pour beaucoup de vos clients, le premier contact avec votre entreprise n'est pas une rencontre ni un site internet : c'est votre message d'accueil. Un message flou, trop long ou enregistré dans un couloir, et l'appelant raccroche. Souvent pour appeler un concurrent. Bonne nouvelle : un bon message s'écrit en dix minutes. Voici les règles à suivre et 15 exemples prêts à adapter.

Les règles d'un bon message répondeur professionnel

• Le nom de l'entreprise dans les premiers mots. L'appelant doit savoir tout de suite qu'il est au bon endroit.
• Moins de 30 secondes. Au-delà, on décroche de l'écoute, ou on raccroche.
• Une seule consigne claire. Laisser un message, rappeler plus tard, taper 1 : dites ce que vous attendez de l'appelant.
• Vos horaires, quand le message passe en dehors des heures d'ouverture.
• Une voix posée, sans bruit de fond. Enregistrez au calme, ou utilisez une voix de synthèse.
• Un message à jour. Un message de congés qui tourne encore en septembre donne une mauvaise image. Pensez à le changer au retour.

Dans les exemples qui suivent, remplacez les passages entre crochets par vos propres informations.

Message d'accueil téléphonique pendant les heures d'ouverture

1. L'accueil simple

« Bonjour et bienvenue chez [Nom de l'entreprise]. Nous allons prendre votre appel dans un instant, merci de rester en ligne. »

2. L'accueil avec serveur vocal

« Bonjour, vous êtes bien chez [Nom de l'entreprise]. Pour le service commercial, tapez 1. Pour le suivi d'une commande ou une question technique, tapez 2. Pour la comptabilité, tapez 3. »

3. La mise en attente

« Tous nos conseillers sont actuellement en ligne. Votre appel est important pour nous : merci de patienter, nous vous répondons dès que possible. »

4. L'accueil d'une équipe à plusieurs postes

« Bonjour, [Nom de l'entreprise], bienvenue. Nous recherchons un interlocuteur disponible pour vous répondre. Si l'attente se prolonge, vous pourrez nous laisser un message et nous vous rappellerons dans la journée. »

Message répondeur quand vous ne pouvez pas répondre

5. Vous êtes absent

« Bonjour, vous êtes sur la messagerie de [Prénom Nom], de [Nom de l'entreprise]. Je ne suis pas disponible pour le moment. Laissez-moi votre nom, votre numéro et l'objet de votre appel : je vous rappelle au plus vite. »

6. Vous êtes déjà en ligne

« Bonjour, [Prénom] de [Nom de l'entreprise]. Je suis en ligne avec un client. Laissez-moi un message après le bip, je vous rappelle dès que j'ai terminé. »

7. Vous préférez un e-mail

« Bonjour, vous êtes bien chez [Nom de l'entreprise]. Nous ne pouvons pas vous répondre pour l'instant. Laissez un message, ou écrivez-nous à [adresse e-mail] : nous répondons à toutes les demandes sous un jour ouvré. »

Message en dehors des horaires d'ouverture

8. La fermeture du soir et du week-end

« Bonjour, vous êtes bien chez [Nom de l'entreprise]. Nos bureaux sont ouverts du lundi au vendredi, de [9 h] à [12 h] et de [14 h] à [18 h]. Laissez-nous un message avec vos coordonnées, nous vous rappellerons dès notre retour. »

9. Avec un numéro d'urgence

« Bonjour, [Nom de l'entreprise] est actuellement fermé. Nous sommes joignables du lundi au vendredi, de [8 h] à [18 h]. Pour une urgence concernant [une intervention, une panne], appelez le [numéro d'astreinte]. Sinon, laissez-nous un message. »

Message répondeur professionnel pour les congés et les fermetures

10. Les congés d'été

« Bonjour, [Nom de l'entreprise] est fermé pour congés du [date] au [date] inclus. Nous serons heureux de vous répondre dès le [date de retour]. Vous pouvez laisser un message, nous le traiterons en priorité à notre retour. »

11. Un jour férié

« Bonjour, en raison du jour férié, nos bureaux sont fermés aujourd'hui. Nous vous retrouvons dès demain à [9 h]. Merci de votre appel et à très bientôt. »

12. Une fermeture exceptionnelle

« Bonjour, [Nom de l'entreprise] est exceptionnellement fermé aujourd'hui [motif facultatif : pour inventaire, pour formation]. Laissez-nous votre message, nous vous rappelons dès [demain matin]. »

Exemples de messages par métier

13. Un cabinet de santé

« Bonjour, vous êtes bien au cabinet du docteur [Nom]. Pour prendre rendez-vous, tapez 1. Pour un résultat d'examen, tapez 2. En cas d'urgence vitale, raccrochez et composez le 15. »

Pour orienter les appels de vos patients pendant les consultations, voyez aussi notre solution pour les cabinets de santé.

14. Un artisan

« Bonjour, [Nom de l'entreprise], [votre métier]. Je suis sur un chantier et ne peux pas décrocher. Laissez-moi votre nom, votre numéro et votre adresse : je vous rappelle dans la journée pour fixer un rendez-vous. »

Pour que le numéro de l'entreprise sonne aussi sur votre portable, voyez notre solution pour les artisans et le BTP.

15. Un cabinet comptable ou juridique

« Bonjour, bienvenue au cabinet [Nom]. Pour le service social et la paie, tapez 1. Pour la fiscalité et les bilans, tapez 2. Pour joindre l'accueil, tapez 3. »

Pour diriger chaque appel vers le bon collaborateur, voyez notre solution pour les cabinets comptables et juridiques.

Enregistrer et changer son message

Deux possibilités : enregistrer votre propre voix, ou utiliser une voix de synthèse. Votre voix donne un ton personnel, mais demande un endroit calme et plusieurs essais. Une voix de synthèse sonne de façon régulière et se refait en un instant quand un horaire change.

Chez ITD, le message d'accueil fait partie de la ligne pro et du standard :

• Vous écrivez le texte depuis votre espace client, et une voix professionnelle l'enregistre. Aucun matériel, aucun studio.
• Le message suit vos horaires : en dehors des heures d'ouverture, l'appel bascule de lui-même sur le message de fermeture.
• Le serveur vocal (« tapez 1, tapez 2 ») se choisit en option, pour orienter les appels vers le bon service.
• Chaque message laissé vous arrive par e-mail, déjà transcrit : vous savez qui rappeler, et pourquoi.

Questions fréquentes

Quelle est la durée idéale d'un message d'accueil ?

Entre 15 et 30 secondes. Assez pour donner le nom de l'entreprise et une consigne, pas assez pour lasser l'appelant. Si vous avez beaucoup à dire, un serveur vocal avec quelques choix vaut mieux qu'un long monologue.

Que faut-il dire sur un répondeur professionnel ?

Le nom de l'entreprise, ou le vôtre, la raison pour laquelle vous ne répondez pas, ce que l'appelant doit faire (laisser un message, rappeler, écrire), et quand il aura une réponse. En dehors des heures d'ouverture, ajoutez vos horaires.

Comment changer le message de son standard ?

Cela dépend de votre installation. Sur un standard en ligne comme celui d'ITD, vous le modifiez vous-même depuis votre navigateur, sans intervention technique : il suffit de taper le nouveau texte.