Renvoi d'appel : ne plus manquer un appel de vos clients

Vous êtes en rendez-vous, sur un chantier ou en congés, et le téléphone du bureau sonne dans le vide. Le client raccroche, et il appelle peut-être un concurrent. Le renvoi d'appel règle ce problème : l'appel part automatiquement vers un collègue, un mobile ou votre messagerie.

Renvoi d'appel ou transfert d'appel : quelle différence ?

On confond souvent les deux. Ils ne se passent pas au même moment.

• Le renvoi d'appel agit avant que vous décrochiez. L'appel arrive sur votre numéro et part tout seul ailleurs : vers un collègue, un mobile ou la messagerie. Vous le réglez une fois, et il s'applique à tous les appels.
• Le transfert d'appel se fait pendant la conversation. Vous avez décroché, et vous passez votre correspondant à un collègue mieux placé pour lui répondre.

Le renvoi évite de manquer un appel. Le transfert évite de faire rappeler le client.

Les quatre façons de renvoyer un appel

• Tout de suite. Tous les appels partent directement vers un autre numéro, sans sonner sur votre poste. Utile pendant une absence prévue.
• À certaines heures. Le renvoi se déclenche seul, par exemple à la pause de midi ou après 18 heures.
• Seulement si vous ne répondez pas. Votre poste sonne d'abord. Si personne ne décroche, ou si vous êtes déjà en ligne, l'appel part ailleurs.
• Sur deux appareils en même temps. Le poste du bureau et un autre numéro sonnent ensemble : vous décrochez sur celui que vous avez sous la main.

Quand utiliser un renvoi d'appel ?

• En déplacement ou sur un chantier : les appels du bureau vous suivent sur le mobile.
• En congés : un collègue prend le relais, ou la messagerie annonce votre date de retour. Pour le texte, voyez nos exemples de messages répondeur.
• Avec un secrétariat externalisé : vos appels partent vers lui, tout le temps, à certaines heures, ou seulement quand personne ne décroche au bureau.
• À la fermeture : en dehors de vos horaires, l'appel part vers la messagerie. Les messages laissés vous arrivent par e-mail, déjà transcrits.

Renvoi d'appel du fixe vers le mobile : est-ce encore utile ?

C'est l'usage le plus courant : faire suivre le numéro du bureau sur son téléphone portable. Avec la ligne pro d'ITD, il n'est souvent plus nécessaire.

Chaque licence comprend l'application Doko, qui transforme votre smartphone en poste de l'entreprise. Les appels arrivent directement dessus, avec le numéro de la société, sans renvoi. Quand vous rappelez un client, c'est le numéro de l'entreprise qui s'affiche chez lui. Voyez notre article sur le softphone.

Renvoyer vers une équipe : le groupe d'appel

Vous voulez que les appels de l'accueil arrivent chez plusieurs collègues ? Plutôt que des renvois en chaîne, utilisez un groupe d'appel : plusieurs postes sonnent, en même temps ou à tour de rôle, et le premier libre décroche. Chez ITD, il est inclus dans le standard dès deux personnes.

Et si les appels doivent aller vers des services différents, un serveur vocal interactif laisse l'appelant choisir : « tapez 1 pour le commercial, tapez 2 pour la comptabilité ».

Combien coûte un renvoi d'appel ?

Chez ITD, le renvoi d'appel est compris dans chaque ligne, avec une limite à connaître :

• les renvois sont inclus jusqu'à 5 heures par mois ;
• les appels qui passent par un groupe d'appel ou par le serveur vocal ne comptent pas dans ces 5 heures ;
• au-delà de 5 heures, les appels renvoyés sont facturés à la minute, selon la grille tarifaire.

Pour une équipe qui renvoie beaucoup d'appels entre collègues, prenez le groupe d'appel : il fait le même travail, sans limite.

Comment activer ou annuler un renvoi d'appel ?

Depuis votre espace client, dans votre navigateur, sans rien installer. Vous choisissez le type de renvoi, le numéro de destination et, si besoin, les horaires. Pour annuler, vous désactivez le renvoi au même endroit : les appels sonnent de nouveau sur votre poste.

Vous préférez ne pas vous en occuper ? Appelez-nous au 04 58 00 35 31 : nous réglons le renvoi pour vous.

Questions fréquentes

Peut-on renvoyer ses appels vers l'étranger ?

Oui. Si le pays fait partie des 110 destinations incluses, le renvoi est compris, dans la limite des 5 heures par mois. Vers un autre pays, les appels renvoyés sont facturés à la minute.

Peut-on renvoyer ses appels vers un collègue ?

Oui, vers n'importe quel numéro. Mais si plusieurs personnes doivent pouvoir répondre, préférez un groupe d'appel : il ne compte pas dans les 5 heures de renvois.

Mon correspondant sait-il que son appel est renvoyé ?

Non. Il compose votre numéro habituel, et l'appel aboutit ailleurs.

Et sur les forfaits mobiles de la flotte ?

Sur les forfaits mobiles, les renvois d'appel ne sont pas compris dans le forfait. Ce qui précède concerne la ligne fixe et le standard.